Saiba como a automação de processos melhora a gestão educacional

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Como otimizar recursos na gestão educacional e garantir a sustentabilidade e a escalabilidade do seu negócio? Por muitos anos, instituições de ensino não tinham nenhuma outra opção ao tentar expandir suas atividades — sem contratar novos profissionais, era impossível entregar resultados para os alunos. Consequentemente, a infraestrutura das escolas ficava mais inchada, e a gestão, mais ineficiente.

Com o passar dos anos, porém, sistemas de automação surgiram para ajudar essas instituições com tarefas fundamentais para o seu funcionamento. Um tipo popular de automação nas escolas é a correção automática de provas, mas há muitos outros recursos que estão disponíveis para ajudá-lo a escalar sem aumentar proporcionalmente os gastos com pessoal.

Mas como a automação de processos garante melhorias na gestão educacional? É isso que você descobrirá nos tópicos a seguir!

O que é um software de gestão educacional?

Os softwares de gestão educacional são utilizados no mercado para melhorar a eficiência e a produtividade dos processos realizados em instituições de ensino. Na secretaria das escolas, por exemplo, há uma porção de tarefas repetitivas que devem ser executadas diariamente para se obter um resultado desejado, e elas tomam tempo e custam dinheiro para o negócio. 

Para se manterem efetivas, instituições de ensino estão optando pelo uso de softwares de gestão educacional que sejam capazes de lidar automaticamente com essas tarefas em escala. Assim, negócios podem crescer sem precisar contratar mais profissionais para a conclusão de tarefas rotineiras, como a correção de provas ou a inserção de dados em um sistema.

Um software de gestão escolar pode acomodar tantas tarefas quanto o necessário para facilitar o dia a dia na sua escola. Em geral, essas ferramentas são customizáveis e entregues para atender ao perfil do seu negócio, tanto em relação ao tamanho da demanda que ele apresenta quanto em relação ao tipo de tarefa que realiza.

Para entendermos algumas das atribuições dos softwares de gestão escolar, podemos olhar para o dia a dia da secretaria de uma instituição de ensino. Entre as tarefas realizadas pelos profissionais que trabalham ali, temos, por exemplo, a cobrança de mensalidades e de taxas de matrícula.

Todas essas tarefas podem ser automatizadas com um software que, em data predeterminada, envia os boletos para os clientes e os lembra de realizarem o pagamento antes do vencimento, poupando, assim, tempo da equipe para que ela lide com outras tarefas relacionadas à aquisição de novos alunos ou à manutenção da qualidade do ensino.

Quais as vantagens da gestão educacional?

O uso de softwares de gestão educacional para automatizar tarefas nas instituições de ensino é bastante vantajoso. Além de aumentar a produtividade de quem trabalha nas escolas, ele também garante que a coleta e a análise de dados serão feitas baseadas em informações corretas. 

Nos tópicos a seguir, você entende cada uma das vantagens dos softwares de gestão educacional e como elas se aplicam no dia a dia. Confira!

Melhoria na comunicação

Um dos principais benefícios dos softwares de gestão escolar é o quanto eles otimizam a comunicação nas instituições de ensino. Embora a automação seja a principal característica desses softwares, a maneira como eles armazenam e organizam informação é muito relevante nos resultados que oferecem. Todos os dados em um sistema de gestão escolar são centralizados, o que faz com que eles possam ser encontrados em um único diretório por meio de uma busca simples.

Graças a essa característica, fica muito mais fácil para um funcionário da secretaria encontrar as informações de contato e os dados sobre a performance de um estudante ou descobrir se ele está com os pagamentos em dia sem precisar entrar em contato com aqueles profissionais que trabalham em outros departamentos. As informações circulam com mais eficácia, e a tomada de decisão é simplificada.

Aperfeiçoamento das operações

Outro ponto positivo dos softwares de gestão escolar é a maneira como as informações são inseridas nos sistemas da instituição de ensino. Realizar o processo de inserção de dados em um sistema manualmente não é só uma tarefa ineficiente, mas também um esforço que geralmente está atrelado a muitos erros. 

Como garantir, por exemplo, que dois dos seus colaboradores não tentarão editar um arquivo simultaneamente ou farão o mesmo trabalho duas vezes?

Com softwares de gestão escolar, essa tarefa é terceirizada para os computadores, e informações duplicadas ou equivocadas passam a ser bem menos frequentes.

Correção automática de provas

A correção automática de provas é outro dos benefícios da automação nas instituições de ensino. Os softwares OMR, como o AGASSYS® OMR, permitem que a sua escola crie e imprima as próprias provas e folhas de resposta, eliminando a necessidade de adquirir formulários pré-impressos e simplificando o processo de correção, porque é compatível com qualquer scanner ou qualquer multifuncional disponíveis.

Além de graduar provas, o sistema permite acumular dados que tornam o trabalho da gestão mais simples, o que ajuda na hora de fazer o acompanhamento pedagógico do aluno. Por causa disso, negócios conseguem ser mais eficientes em tarefas corriqueiras, como a correção de provas, e podem utilizar o tempo e os recursos que têm disponíveis para empregar outros esforços no processo pedagógico.

Obtenção de métricas e KPIs

Instituições de ensino, como outras empresas, podem melhorar bastante quando são regidas por métricas e KPIs que representam bem o desempenho obtido no dia a dia. O uso de automação de processos na gestão educacional é um grande parceiro na obtenção dessas métricas e KPIs porque automatiza a tarefa, garantindo que os dados serão íntegros e acionáveis para a empresa.

Do absenteísmo escolar até a evolução das notas de um aluno, todos os dados gerados e armazenados nos sistemas de gestão escolar podem ajudar a sua instituição de ensino a oferecer mais qualidade para os alunos.

Como escolher um software de gestão educacional?

Pronto para começar a escolher um software de gestão educacional para a sua instituição de ensino? Então, é hora de entender o que faz com que uma ferramenta dessas seja a ideal para a sua escola. No passo a passo abaixo, mostraremos como acertar na escolha e o que fazer para identificar o software ideal para o seu negócio.

Passo 1: conheça o mercado

Antes de escolher um sistema de automação de processos para a sua instituição de ensino, pesquise bastante. Conheça o mercado e as ferramentas que estão disponíveis para empresas com o porte da sua e procure entender o que cada uma delas oferece.

Passo 2: busque recomendações

Alguns softwares de gestão educacional são melhores do que outros. Por isso, você ouvirá falar deles com frequência. Converse com outras pessoas que trabalham na área e descubra que ferramentas elas recomendam.

Passo 3: converse com o fornecedor

Um bom relacionamento com o seu fornecedor de software de automação fará toda a diferença no sucesso da implementação. Por isso, fale com o fornecedor sobre as necessidades da sua empresa, entenda como ele pode contribuir para facilitá-las e, sempre que possível, peça uma demonstração da ferramenta. Assim, você poderá se decidir depois de vê-la em ação.

Lembre-se: o processo de escolha de um software de gestão educacional é tão importante quanto a implementação dele. Identificar a ferramenta que é mais adequada às necessidades da sua empresa e vai ajudá-la a obter dados claros para melhorar a tomada de decisão é tão importante quanto adotar recursos inovadores dentro da instituição de ensino. 

Por isso, considere as dicas que incluímos neste passo a passo e procure tomar uma decisão acertada ao adquirir um software de gestão educacional para o seu negócio.

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